Ja: Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter unterstützen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt der durch den Digital Omnibus geänderte Wortlaut: Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Mitarbeiter müssen Sie nicht garantieren. Eine KI-Kompetenz-Schulung ist der gängigste Weg dorthin; ein Zertifikat ist nicht nötig, eine dokumentierte interne Schulung kann je nach Einsatzkontext und Risiko ausreichen. Anfang August 2026 nehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Aufsicht auf, in Deutschland voraussichtlich die Bundesnetzagentur.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Schulungspflicht aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 für alle Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Verlangt sind Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, kein bestimmtes Schulungsformat.
- Seit dem 27. Juli 2026 gilt der durch den Digital Omnibus geänderte Artikel 4: Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz ergreifen, aber kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren. Die Maßnahmen selbst bleiben Pflicht.
- Ein Zertifikat ist nicht nötig: Die EU-Kommission stellt in ihrem offiziellen Fragen-und-Antworten-Katalog klar, dass interne Maßnahmen mit interner Aufzeichnung möglich sind. Ob sie ausreichen, bleibt kontext- und risikobezogen.
- Anfang August 2026 nehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Aufsicht über Artikel 4 auf. In Deutschland soll die Bundesnetzagentur nach dem im Juli 2026 gebilligten Durchführungsgesetz zentrale Marktüberwachungsbehörde werden.
- Artikel 99 der KI-Verordnung enthält keinen spezifischen unionsweiten Bußgeldtatbestand für Artikel 4; nationale Sanktionen und andere Aufsichtsmaßnahmen bleiben möglich und müssen verhältnismäßig sein.
- Ebenfalls ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Die Chatbot-Kennzeichnung richtet sich grundsätzlich an den Anbieter des Systems; Betreiber haben eigene Offenlegungspflichten, etwa bei Deepfakes.
- In vielen KMU kann eine interne Schulung von 2 bis 3 Stunden plus kurze KI-Richtlinie und dokumentierte Teilnahme ausreichen; die Angemessenheit bleibt kontext- und risikobezogen.
Kaum eine EU-Vorschrift wird gerade so intensiv vermarktet wie die Schulungspflicht aus dem AI Act. Bei mir landen wöchentlich Angebote im Postfach: Zertifikatslehrgänge für mehrere hundert Euro pro Mitarbeiter, garniert mit Bußgeld-Drohungen in Millionenhöhe. Viele dieser Angebote sind teurer als nötig. Die Pflicht selbst ist real und gilt bereits seit dem 2. Februar 2025; neu ist im August 2026 nicht die Pflicht, sondern die behördliche Aufsicht. Aber was das Gesetz tatsächlich verlangt, ist deutlich unspektakulärer, als die Werbung behauptet. Hier ist der nüchterne Rechtsstand, Stand 28. Juli 2026.
Was Artikel 4 verlangt und seit wann die Pflicht gilt
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Der Wortlaut ist eine Bemühenspflicht, und er ist seit dem 27. Juli 2026 noch etwas weicher gefasst als vorher: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Bis zum 26. Juli 2026 hieß es an dieser Stelle, sie müssten ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz "nach besten Kräften sicherstellen". Ein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person müssen Sie seit der Änderung ausdrücklich nicht garantieren. Das Wort "Schulungspflicht" steht ohnehin nicht im Gesetz. Verlangt sind Maßnahmen, die die Kompetenz im Betrieb voranbringen, und der praktikabelste Weg dorthin ist in fast jedem Betrieb eine KI-Kompetenz-Schulung. Der Maßstab ist dabei relativ: Berücksichtigt werden technische Kenntnisse, Erfahrung und Ausbildung der Mitarbeiter sowie der Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird. Die Bürokraft, die mit ChatGPT Angebotstexte vorbereitet, braucht anderes Wissen als der Kollege, der ein individuell gebautes KI-System bedient.
Der Digital Omnibus ist in Kraft (Stand 28. Juli 2026): Die Änderungsverordnung wurde am 24. Juli 2026 als Verordnung (EU) 2026/1744 im Amtsblatt der EU veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Vorlauf: Zustimmung des EU-Parlaments am 16. Juni 2026, des Rates am 29. Juni, Unterzeichnung am 8. Juli. Für Artikel 4 gilt seitdem: Anbieter und Betreiber müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Entfallen ist die Vorgabe, ein bestimmtes Kompetenzniveau der einzelnen Mitarbeiter sicherzustellen; garantieren müssen Sie es ausdrücklich nicht. Der ursprüngliche Kommissionsvorschlag COM(2025) 836 wollte die Pflicht der Betriebe ganz streichen, hat sich so aber nicht durchgesetzt. Die Schulungskomponente für Betreiber von Hochrisiko-KI (Stichwort menschliche Aufsicht) bleibt ebenfalls. An der Pflicht zu KI-Kompetenzmaßnahmen als solcher ändert sich also nichts, nur am Maßstab. Verschoben wurden mit dem beschlossenen Omnibus vor allem die Hochrisiko-Fristen: auf den 2. Dezember 2027 (eigenständige Systeme nach Anhang III) beziehungsweise den 2. August 2028 (in Produkte eingebettete KI nach Anhang I). Unabhängig davon bleibt KI-Kompetenz ein Sorgfalts- und Haftungsthema.
KI-Kompetenz-Schulung: was inhaltlich hineingehört
Eine KI-Kompetenz-Schulung soll erreichen, was Artikel 4 meint: Ihre Mitarbeiter können die eingesetzten KI-Systeme sachkundig bedienen, kennen deren Chancen und Risiken und wissen, wann Ausgaben geprüft werden müssen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau, ein Mindest-Stundenumfang oder eine Prüfung sind nicht vorgeschrieben: Der Maßstab richtet sich nach Vorkenntnissen, Rolle und Einsatzkontext.
KI-Kompetenz: Die Fähigkeiten und Kenntnisse, die es erlauben, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein, einschließlich möglicher Schäden. So definiert es die KI-Verordnung selbst in Artikel 3. Ein bestimmtes Schulungsformat oder Kompetenzniveau schreibt sie nicht vor.
Im Netz kursieren dafür auch die Begriffe "KI-Kompetenzpflicht" und "KI-Kompetenz-Schulung", gemeint ist immer dieselbe Pflicht aus Artikel 4. Die rechtliche Definition steht in Artikel 3 Nummer 56 der Verordnung. Auch beim Format lässt das Gesetz Spielraum: Die Bundesnetzagentur nennt als mögliche Maßnahmen alles "von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungsprogrammen" und empfiehlt einen stufenweisen Aufbau von Grundlagen über Fortgeschrittene bis zu rollenspezifischen Inhalten. In der Praxis hat KI-Kompetenz drei Bausteine:
- Grundverständnis: wissen, wie die konkret eingesetzten Tools arbeiten und wo sie typischerweise Fehler machen, etwa erfundene Fakten oder veraltete Angaben.
- Rollenbezug: Die Tiefe richtet sich nach Aufgabe, Ausbildung und Vorkenntnissen. Einfache Büro-Nutzung braucht weniger Schulung als die Bedienung eines individuell gebauten KI-Systems.
- Risikobewusstsein: wissen, welche Daten nicht in KI-Tools gehören, welche Ausgaben vor der Weiterverwendung geprüft werden müssen und an wen man sich bei Fragen wendet.
Artikel 4 EU AI Act: die Rechtsgrundlage im Überblick
Ja, die Pflicht gilt: Rechtsgrundlage ist Artikel 4 EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689), in Geltung seit dem 2. Februar 2025; verlangt sind Maßnahmen, die die Entwicklung ausreichender KI-Kompetenz unterstützen. Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026) behält die Pflicht zu KI-Kompetenzmaßnahmen bei und nimmt ihr die Garantie für ein bestimmtes Kompetenzniveau. Rechtsstand: 28. Juli 2026.
| Frage | Antwort (Rechtsstand: 28. Juli 2026) |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act); Definition der KI-Kompetenz in Artikel 3 Nummer 56 |
| Gilt seit | 2. Februar 2025 |
| Wen sie trifft | Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ohne Ausnahme für kleine Betriebe |
| Eigenes Bußgeld | Artikel 99 enthält keinen spezifischen unionsweiten Bußgeldtatbestand für Artikel 4; nationale Sanktionen und andere Aufsichtsmaßnahmen bleiben möglich und müssen verhältnismäßig sein |
| Behördliche Aufsicht | Die nationalen Marktüberwachungsbehörden nehmen sie Anfang August 2026 auf (Details zur Datumslage weiter unten) |
| Zuständig in Deutschland | Die Bundesnetzagentur soll zentrale Marktüberwachungsbehörde werden (Durchführungsgesetz: Bundestag 11. Juni, Bundesrat 10. Juli 2026; tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft) |
| Stand nach Digital Omnibus | Verordnung (EU) 2026/1744, veröffentlicht am 24. Juli 2026, in Kraft seit dem 27. Juli 2026: Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz bleiben Pflicht, ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden |
Wer von der Schulungspflicht betroffen ist
Betroffen ist praktisch jedes Unternehmen, in dem KI dienstlich genutzt wird, unabhängig von Größe und Branche. Eine Ausnahme für kleine Betriebe gibt es nicht. Schon die dienstliche Nutzung von ChatGPT oder Copilot macht Sie zum "Betreiber" im Sinne der Verordnung. Die Übersicht:
| Situation in Ihrem Betrieb | Betroffen? | Ihre Rolle nach der KI-Verordnung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter nutzen ChatGPT, Copilot oder ähnliche Tools dienstlich | Ja | Betreiber |
| Sie nutzen Software mit eingebauten KI-Funktionen (Diktieren, Übersetzen, Disposition, Buchhaltung) | Ja | Betreiber |
| Ein Dienstleister bedient KI-Systeme in Ihrem Auftrag | Ja, die Pflicht erstreckt sich laut EU-Kommission auch auf solche Personen | Betreiber |
| Sie entwickeln oder verkaufen eigene KI-Lösungen | Ja, mit höheren Anforderungen | Anbieter |
| Mitarbeiter nutzen KI rein privat, ohne dienstlichen Bezug | Nein | keine |
| Im Betrieb kommt nachweislich keinerlei KI zum Einsatz | Nein | keine |
Die letzte Zeile ist in der Praxis die trügerischste. In vielen Betrieben, die "keine KI nutzen", arbeiten längst einzelne Mitarbeiter mit privaten ChatGPT-Konten an dienstlichen Aufgaben, oft ohne Wissen der Geschäftsführung. Wie verbreitet das ist, zeigt eine repräsentative Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Sommer 2025: 8 Prozent der Unternehmen berichten, dass die private Nutzung von KI-Tools im Job weit verbreitet ist, 17 Prozent berichten von Einzelfällen, weitere 17 Prozent wissen es nicht sicher, gehen aber davon aus. Zusammengenommen berichten damit rund 4 von 10 Unternehmen (42 Prozent) von privater KI-Nutzung ihrer Beschäftigten oder gehen zumindest davon aus. Regeln für den KI-Einsatz hatte zum Befragungszeitpunkt erst knapp ein Viertel (23 Prozent) aufgestellt, ein Jahr zuvor waren es 15 Prozent.
Diese Schatten-Nutzung ist gleich doppelt heikel: Sie löst die Kompetenzpflicht aus und schleust nebenbei Kundendaten in Tools, die dafür nie freigegeben wurden. Was dabei datenschutzrechtlich zu beachten ist, habe ich in der DSGVO-Checkliste für KI im Betrieb zusammengefasst.
Was sich Anfang August 2026 ändert und was nicht
Anfang August 2026 beginnt die behördliche Aufsicht über die Schulungspflicht, und zum 2. August 2026 werden die Transparenzpflichten aus Artikel 50 anwendbar. Die Schulungspflicht selbst ist nicht neu: Sie gilt seit dem 2. Februar 2025. Neu ist, dass Verstöße ab August 2026 behördlich verfolgt werden können.
Zur Datumslage, weil sie oft durcheinandergeht: Durchgesetzt wird Artikel 4 nicht vom AI Office der EU, sondern von den nationalen Marktüberwachungsbehörden, die ihre Aufsicht laut EU-Kommission zum 2. August 2026 aufnehmen. Dieselbe FAQ der Kommission formuliert, dass die Aufsichts- und Durchsetzungsregeln ab dem 3. August 2026 gelten. Der Verordnungstext selbst (Artikel 113) kennt nur den 2. August 2026: "Sie gilt ab dem 2. August 2026." Praktisch heißt das: Die Pflicht besteht seit Februar 2025, behördlich sanktionierbar sind Verstöße ab August 2026, auf Basis nationaler Vorschriften, die die Mitgliedstaaten bis zum 2. August 2025 erlassen mussten. In Deutschland soll die Bundesnetzagentur nach dem im Juli 2026 gebilligten Durchführungsgesetz zentrale Marktüberwachungsbehörde werden, samt Koordinierungs- und Kompetenzzentrum.
Ebenfalls ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung. Für KMU als Nutzer sind drei Punkte relevant:
- Hinweis bei Chatbots ist zuerst Anbieter-Sache: Die Kennzeichnungspflicht aus Artikel 50 Absatz 1 richtet sich grundsätzlich an den Anbieter des KI-Systems: Er muss es so gestalten, dass die Person erfährt, dass sie mit einer KI interagiert, "es sei denn, dies ist aus Sicht einer angemessen informierten, aufmerksamen und verständigen natürlichen Person aufgrund der Umstände und des Kontexts der Nutzung offensichtlich". Prüfen Sie als einsetzender Betrieb trotzdem, ob Ihr Chatbot diesen Hinweis spätestens bei der ersten Interaktion klar anzeigt.
- Offenlegung bei Deepfakes und bestimmten KI-Texten: Betreiber müssen offenlegen, wenn Bild-, Ton- oder Videoinhalte ein Deepfake sind. Für veröffentlichte KI-Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse gilt die Offenlegungspflicht nicht, wenn die Inhalte menschlich geprüft wurden und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Ein KI-gestützter, redaktionell verantworteter Blogartikel fällt also nicht darunter, rein interne Texte ohnehin nicht.
- Maschinenlesbare Kennzeichnung ist Anbieter-Sache: Die Pflicht, KI-Ausgaben in maschinenlesbarem Format als künstlich erzeugt zu kennzeichnen (Artikel 50 Absatz 2), trifft die Hersteller der Tools, nicht Sie als nutzenden Betrieb. "Ab August muss jeder KI-Inhalt gekennzeichnet werden" stimmt so also nicht. Für bestimmte bereits bestehende Systeme nach Artikel 50 Absatz 2 sieht der Omnibus-Finaltext zudem eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026 vor.
Die Einzelheiten mit allen Fallgruppen stehen im eigenen Artikel: KI-Kennzeichnungspflicht nach Art. 50.
Die Schulungspflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, eine neue Schulungs-Frist gibt es nicht. Neu Anfang August 2026 ist die Aufsicht: Die nationalen Marktüberwachungsbehörden nehmen ihre Arbeit auf, in Deutschland soll das die Bundesnetzagentur übernehmen, und die Transparenzpflichten aus Artikel 50 werden anwendbar. Wer Schulung, Dokumentation und Richtlinie beisammen hat, ist vorbereitet.
Rollen-Übersicht: welche Schulungstiefe für wen sinnvoll ist
Artikel 4 kennt keine festen Schulungsstufen. Gesetz und Bundesnetzagentur nennen aber die Kriterien, an denen sich die Tiefe bemisst: Vorkenntnisse, Rolle und Einsatzkontext. Die Bundesnetzagentur empfiehlt dazu einen stufenweisen Aufbau von Grundlagen über Fortgeschrittene bis zu rollenspezifischen Inhalten. Daraus ergibt sich die folgende Orientierung aus meiner Beratungspraxis, keine gesetzliche Vorgabe:
| Rolle im Betrieb | Typischer KI-Einsatz | Sinnvolle Schulungstiefe (Orientierung) |
|---|---|---|
| Büro und Verwaltung | ChatGPT, Copilot und ähnliche Tools für Mails, Angebote, Texte | Basis-Schulung: Funktionsweise, typische Fehler, Datenregeln, Prüfung der Ausgaben (2 bis 3 Stunden) |
| Fachkräfte mit KI-Funktionen in der Branchensoftware | Tourenplanung in der Spedition, Kalkulations- oder Aufmaßhilfen im SHK- oder Elektrobetrieb | Basis-Schulung plus kurze Tool-Einweisung am konkreten Arbeitsablauf |
| Führungskräfte und Geschäftsführung | Geben Tools frei, verantworten Regeln, Auswahl und Organisation | Basis-Schulung plus Vertiefung zu Tool-Auswahl, Richtlinie und Verantwortung |
| Bediener individuell gebauter KI-Systeme | Etwa eine Firmen-KI, die die eigenen Unterlagen kennt, oder ein automatisierter Angebotsprozess in der Produktion | Vertiefungsschulung: Grenzen des Systems, Kontrolle der Ausgaben, Eskalationswege |
| Interner KI-Verantwortlicher (oft "KI-Beauftragter" genannt) | Koordiniert Tools, Richtlinie, Freigaben und Schulungen | Vertiefungsschulung plus laufende Weiterbildung |
Der Grundsatz dahinter: Je näher jemand an der Entscheidung ist, die eine KI-Ausgabe auslöst, desto tiefer sollte die Schulung gehen. Ein Disponent, der einer KI-gestützten Tourenplanung folgt, muss wissen, wann er ihr nicht folgen darf. Eine Bürokraft, die Textentwürfe erzeugt, muss vor allem wissen, was sie prüft, bevor etwas den Betrieb verlässt.
Bußgeld: was bei Verstößen wirklich droht
Artikel 99 der KI-Verordnung enthält keinen spezifischen unionsweiten Bußgeldtatbestand für Artikel 4; nationale Sanktionen und andere Aufsichtsmaßnahmen bleiben aber möglich. Die EU-Kommission schreibt in ihrer FAQ, dass die nationalen Marktüberwachungsbehörden Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen für Verstöße gegen Artikel 4 verhängen können, auf Basis nationaler Vorschriften, die die Mitgliedstaaten bis zum 2. August 2025 erlassen mussten, und dass jede Sanktion verhältnismäßig sein muss. Wer Ihnen mit pauschalen Millionenbeträgen für fehlende Schulungen droht, argumentiert also am Gesetz vorbei. Ernst nehmen sollten Sie die Pflicht trotzdem, aus drei Gründen:
- Aufsicht ab Anfang August 2026. Ab dann können die Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung von Artikel 4 prüfen und Maßnahmen verhängen. In Deutschland soll die Bundesnetzagentur diese Rolle übernehmen; das Durchführungsgesetz hat der Bundestag am 11. Juni 2026 beschlossen, der Bundesrat hat es am 10. Juli 2026 gebilligt, es tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.
- Sorgfaltspflicht im Schadensfall. Die Bundesnetzagentur schreibt dazu: "Ein Mangel an KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht." Das ist eine Einschätzung der Behörde, kein Gesetzeszitat, aber sie zeigt die Richtung: Im Schadensfall kann die dokumentierte Schulung als ein Baustein des Nachweises dienen, dass Sie Ihren Teil getan haben. Einen Schadensersatzanspruch schafft der AI Act selbst übrigens nicht, Haftung richtet sich nach nationalem Recht, auch das stellt die EU-Kommission in ihrer FAQ klar.
- Das DSGVO-Risiko ist real. Ungeschulte Mitarbeiter, die Kundendaten in nicht freigegebene Tools kopieren, produzieren handfeste Datenschutzverstöße. Und für die gibt es sehr wohl Bußgelder, ganz ohne KI-Verordnung.
Zur Einordnung der Bußgeld-Werbung: Die oft zitierte Zahl von bis zu 35 Millionen Euro Bußgeld stammt aus Artikel 99 der KI-Verordnung und gilt für verbotene KI-Praktiken wie Social Scoring, nicht für fehlende Mitarbeiterschulungen. Wer mit dieser Zahl für Zertifikatskurse wirbt, ordnet die Rechtslage nicht korrekt ein.
Artikel 99 der KI-Verordnung enthält keinen spezifischen unionsweiten Bußgeldtatbestand für Artikel 4; nationale Sanktionen und andere Aufsichtsmaßnahmen bleiben möglich und müssen verhältnismäßig sein. Ab Anfang August 2026 können die Marktüberwachungsbehörden die Pflicht prüfen. Im Schadensfall kann die dokumentierte Schulung als ein Baustein des Nachweises dienen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben.
Der 5-Schritte-Plan: so gehen Sie die Pflicht pragmatisch an
In vielen KMU kann nach meiner Erfahrung eine dokumentierte interne Schulung von 2 bis 3 Stunden plus eine kurze KI-Richtlinie ausreichen; ob das reicht, hängt vom Einsatzkontext und vom Risiko ab. Die Stundenzahl ist dabei meine Praxiseinschätzung, kein gesetzlicher Wert. Der rechtliche Rahmen kommt von der EU-Kommission selbst: Sie stellt in ihren Fragen und Antworten klar, dass kein Zertifikat nötig ist, keine verpflichtenden Trainingsformate vorgesehen sind und eine interne Aufzeichnung der Schulungen als Nachweisform möglich ist. So gehen Sie vor:
- Bestandsaufnahme machen. Klären Sie, wer in Ihrem Betrieb welche KI-Tools wofür nutzt, auch die inoffiziellen. Fragen Sie dabei ohne Vorwurf, sonst erfahren Sie von der Schatten-Nutzung nichts. Das Ergebnis ist eine simple Liste: Person, Tool, Einsatzzweck, Datenarten.
- Regeln festlegen. Eine kurze KI-Richtlinie beantwortet die drei wichtigsten Fragen: Welche Tools sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, was muss vor der Weiterverwendung geprüft werden. Zwei Seiten reichen. Eine Vorlage und was hineingehört finden Sie im Artikel KI-Richtlinie für Unternehmen.
- Intern schulen, 2 bis 3 Stunden. Inhalte: wie die eingesetzten KI-Tools grundsätzlich funktionieren, wo sie typischerweise Fehler machen (erfundene Fakten, veraltete Angaben), warum Ausgaben geprüft werden müssen, welche Daten tabu sind und an wen man sich bei Fragen wendet. Das kann der Chef selbst halten, ein fitter Mitarbeiter oder ein Externer. Entscheidend ist der Bezug zu Ihren echten Arbeitsabläufen, nicht die Folienanzahl.
- Dokumentieren. Datum, Themen, Name des Schulenden, Teilnehmerliste mit Unterschrift, die Richtlinie als Anlage. Ein Ordner oder ein PDF im Firmenlaufwerk reicht als Ablage. Die vollständige Liste steht in der Dokumentations-Checkliste im nächsten Abschnitt.
- Aktuell halten. Neue Mitarbeiter bekommen die Schulung im Onboarding, neue Tools eine kurze Nachschulung. Einmal im Jahr prüfen, ob Liste und Richtlinie noch stimmen. Ein fester Kalendereintrag reicht.
Dokumentations-Checkliste: die 8 Punkte für Ihren Schulungsnachweis
Ein Zertifikat ist für den Nachweis nicht vorgeschrieben; eine interne Aufzeichnung ist möglich. Die EU-Kommission schreibt in ihrer FAQ wörtlich: "There is no need for a certificate. Organisations can keep an internal record of trainings." Die Bundesnetzagentur empfiehlt, "die Art der Maßnahmen, den inhaltlichen und zeitlichen Umfang, die teilnehmenden Personen" zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist eine Empfehlung der Behörde, keine eigene gesetzliche Dokumentationspflicht aus Artikel 4. Ein solches Verzeichnis dokumentiert Ihre Maßnahmen, begründet aber keine automatische Konformitätsvermutung; es ist trotzdem der belastbarste Beleg, den Sie im Prüf- oder Schadensfall haben. In der Praxis hat sich diese Liste bewährt:
- Teilnehmer: Wer wurde geschult (Name, Abteilung)? Teilnehmerliste mit Unterschrift oder digitaler Bestätigung.
- Zeitpunkt und Umfang: Datum und Dauer der Schulung, bei mehreren Terminen alle einzeln.
- Inhalte: Die behandelten Themen in Stichpunkten, etwa Funktionsweise, typische Fehler, Datenregeln, Prüfpflichten.
- Einsatzkontext: Welche Tools für welche Aufgaben geschult wurden. Der Bezug zum konkreten Arbeitsablauf ist das, was eine Schulung von einer Pflichtübung unterscheidet.
- Schulender: Name und Funktion der Person, die geschult hat, intern oder extern.
- Teilnahmebestätigungen: Pro Person eine kurze Bestätigung ablegen. Das ist kein amtliches Zertifikat, ein solches kennt Artikel 4 auch nicht, aber ein sauberer Einzelnachweis.
- Aktualisierungsturnus: Festhalten, wie nachgeschult wird: neue Mitarbeiter im Onboarding, Nachschulung bei neuen Tools, jährlicher Prüftermin.
- KI-Richtlinie als Anlage: Die gültige Fassung mit Versionsstand beilegen, damit Schulung und Regeln zusammen auffindbar sind.
Wenn Sie das nicht selbst aufsetzen wollen: Das KI-Kompetenz-Training deckt genau diese Liste ab. 1 Tag inhouse, Festpreis 2.500 EUR netto. Enthalten sind die Schulung des Teams an Ihren echten Abläufen, die Schulungs-Dokumentation mit Teilnahmebestätigungen, eine KI-Richtlinien-Vorlage und ein Kurzleitfaden zur Kennzeichnung nach Artikel 50. Details zum KI-Kompetenz-Training.
Teure Zertifikatskurse: was KMU wirklich brauchen und was nicht
Für einen normalen Betrieb ohne Hochrisiko-KI ist ein Zertifikatslehrgang rechtlich nicht erforderlich, egal was das Verkaufsargument suggeriert. Das Gesetz kennt kein Pflichtzertifikat, keinen vorgeschriebenen Stundenumfang und keine Prüfung. Ich biete selbst ein eintägiges Training an, deshalb sage ich es so deutlich: Für die reine Pflichterfüllung brauchen Sie nicht zwingend einen externen Anbieter; eine saubere interne Schulung kann je nach Einsatzkontext und Risiko ausreichen. Extern zahlt sich aus, wenn Zeit oder Erfahrung fehlen, die Schulung an den echten Abläufen aufzubauen und die Dokumentation in einem Rutsch sauber zu erstellen. Es gibt außerdem drei Fälle, in denen mehr als die interne 3-Stunden-Schulung sinnvoll ist:
- Sie sind Anbieter. Wer eigene KI-Lösungen entwickelt oder verkauft, trägt deutlich weitergehende Pflichten und braucht Personal mit echtem Fachwissen.
- Sie setzen Hochrisiko-KI ein. Dann gelten ab den neuen Omnibus-Fristen zusätzliche Pflichten, und die zuständigen Mitarbeiter sollten tiefer geschult sein; die Schulungskomponente für die menschliche Aufsicht bleibt auch nach dem Omnibus bestehen. Ob Sie in diese Kategorie fallen, klärt der Artikel zu den Risikoklassen des EU AI Act.
- Sie wollen einen internen KI-Verantwortlichen aufbauen. Dann kann eine fundierte Weiterbildung für genau diese eine Person eine gute Investition sein. Für die restliche Belegschaft bleibt die interne Schulung das passende Format. Welche Aufgaben diese Rolle konkret hat, wer sie im Betrieb übernehmen sollte und ob sie überhaupt Pflicht ist, steht im Artikel KI-Beauftragter im KMU.
Die empfohlene interne Schulung, ohne sie selbst zu bauen: Genau dieses Format ist mein KI-Kompetenz-Training. Ein Tag bei Ihnen im Haus, geschult wird an Ihren echten Abläufen und Tools, am Ende liegt die Dokumentation mit Teilnahmebestätigungen fertig vor. Festpreis 2.500 EUR netto. Zum KI-Kompetenz-Training.
Und wenn das Budget knapp ist: Der Fragen-und-Antworten-Katalog der EU-Kommission und das Hinweispapier der Bundesnetzagentur zu den KI-Kompetenzen sind kostenlos abrufbar. Damit lässt sich eine solide interne Schulung ohne einen Euro Fremdkosten vorbereiten. Es kostet Sie nur Zeit.
Mein Fazit: Pflicht ja, Panik nein
In vielen Betrieben ist die Pflicht mit einem halben Tag konzentrierter Arbeit gut abgedeckt: Bestandsaufnahme, kurze Richtlinie, 2 bis 3 Stunden Schulung, die 8 Doku-Punkte in den Ordner; ob das reicht, bleibt kontext- und risikobezogen. Eine neue Frist ist der August 2026 nicht, die Pflicht gilt seit Februar 2025. Sinnvoll ist trotzdem, die Dokumentation beisammen zu haben, bevor Anfang August 2026 die Aufsicht beginnt. Wer Ihnen mehr verkaufen will, sollte sehr gut begründen können, warum Ihr Betrieb die Ausnahme ist.
Wenn Sie die Schulung nicht selbst aufsetzen wollen, ist das KI-Kompetenz-Training (1 Tag inhouse, 2.500 EUR netto Festpreis) der direkte Weg: Team-Schulung an Ihren echten Abläufen, Schulungs-Doku mit Teilnahmebestätigungen, KI-Richtlinien-Vorlage und Kennzeichnungs-Kurzleitfaden in einem Termin. Wenn Sie zusätzlich klären wollen, wer die KI-Themen im Betrieb dauerhaft verantwortet, hilft der Artikel KI-Beauftragter im KMU bei der Rollenfrage. Und wenn Sie neben der Schulungsfrage auch klären wollen, wo KI sich in Ihrem Betrieb überhaupt rechnet, ist die KI-Beratung (1 Beratungstag online, bundesweit, 1.500 EUR netto Festpreis, bei Umsetzung binnen 60 Tagen voll verrechnet) der passende Rahmen. Das Erstgespräch kostet nichts, und Sie wissen danach, welcher der beiden Tage für Sie der richtige ist.
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Wissen, wo KI sich in Ihrem Betrieb rechnet?
Genau das kläre ich in der KI-Beratung: ein Beratungstag online, am Ende steht eine Roadmap mit Euro-Zahlen. Der erste Schritt ist ein kostenloses Erstgespräch.
Mit Niklaas sprechenHäufige Fragen
Ist eine KI-Schulung für Unternehmen Pflicht?
Ja. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet seit dem 2. Februar 2025 Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter unterstützen, unabhängig von Größe und Branche. Seit dem 27. Juli 2026 gilt dafür der durch den Digital Omnibus geänderte Wortlaut (Verordnung (EU) 2026/1744): Die Maßnahmen bleiben Pflicht, ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Mitarbeiter müssen Sie nicht garantieren. Ein Zertifikat ist nicht nötig; eine dokumentierte interne KI-Kompetenz-Schulung kann je nach Einsatzkontext und Risiko ausreichen. Rechtsstand: 28. Juli 2026.
Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?
Der Sache nach ja: Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu unterstützen. Ein bestimmtes Schulungsformat schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis ist eine dokumentierte interne Schulung der gängigste Weg, dieser Pflicht nachzukommen.
Was ist eine KI-Kompetenz-Schulung und was gehört hinein?
Eine KI-Kompetenz-Schulung vermittelt drei Dinge: wie die im Betrieb eingesetzten KI-Tools funktionieren und wo sie typischerweise Fehler machen, welche Daten hinein dürfen und welche nicht, und welche Ausgaben vor der Weiterverwendung geprüft werden müssen. Ein Pflicht-Curriculum gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur nennt als mögliche Formate Selbstlernprogramme, Workshops, Schulungen und mehrstufige Fortbildungsprogramme und empfiehlt einen stufenweisen Aufbau von Grundlagen über Fortgeschrittene bis zu rollenspezifischen Inhalten. Entscheidend ist der Bezug zu Ihren echten Arbeitsabläufen.
Was hat der Digital Omnibus an der Schulungspflicht geändert?
Die Pflicht bleibt, der Maßstab wird weicher. Seit dem 27. Juli 2026 gilt Artikel 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744: Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person müssen sie nicht garantieren; vorher stand dort, sie müssten ausreichende Kompetenz nach besten Kräften sicherstellen. Praktisch ändert das an einer sauber dokumentierten Schulung nichts, es nimmt nur Druck aus der Frage, ob jemand am Ende "kompetent genug" ist.
Was passiert ab dem 2. August 2026?
Anfang August 2026 nehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Aufsicht über Artikel 4 auf. In Deutschland soll nach dem im Juli 2026 gebilligten Durchführungsgesetz die Bundesnetzagentur zentrale Marktüberwachungsbehörde werden. Außerdem gelten ab dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten aus Artikel 50, etwa die Chatbot-Kennzeichnung, die sich grundsätzlich an den Anbieter des Systems richtet. An der Schulungspflicht selbst ändert sich nichts, sie gilt seit dem 2. Februar 2025.
Welche Strafe droht, wenn Mitarbeiter nicht geschult sind?
Artikel 99 der KI-Verordnung enthält keinen spezifischen unionsweiten Bußgeldtatbestand für Artikel 4; nationale Sanktionen und andere Aufsichtsmaßnahmen bleiben möglich. Ab Anfang August 2026 können die Marktüberwachungsbehörden die Pflicht prüfen und Maßnahmen verhängen; Grundlage sind nationale Vorschriften, und jede Sanktion muss laut EU-Kommission verhältnismäßig sein. Das größere Risiko liegt in der Haftung: Richtet ein ungeschulter Mitarbeiter mit KI einen Schaden an, kann die dokumentierte Schulung als ein Baustein des Nachweises dienen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben.
Reicht eine interne Schulung oder brauche ich ein Zertifikat?
Ein Zertifikat brauchen Sie nicht. Die EU-Kommission stellt in ihrem offiziellen Fragen-und-Antworten-Katalog klar: Es ist kein Zertifikat nötig, verpflichtende Trainingsformate sind nicht vorgesehen, und eine interne Aufzeichnung der Schulungsmaßnahmen ist als Nachweisform möglich. Ob eine interne Schulung inhaltlich ausreicht, hängt vom Einsatzkontext und vom Risiko ab; wichtig sind der Bezug zu Ihren echten Arbeitsabläufen und die Dokumentation mit Datum, Inhalten und Teilnehmerliste.
Wie dokumentiere ich die KI-Schulung?
Die Bundesnetzagentur empfiehlt, "die Art der Maßnahmen, den inhaltlichen und zeitlichen Umfang, die teilnehmenden Personen" festzuhalten. In der Praxis: Datum und Dauer, behandelte Themen, geschulte Tools samt Einsatzkontext, Name des Schulenden, Teilnehmerliste mit Bestätigung und die KI-Richtlinie als Anlage. Ein Ordner oder ein PDF im Firmenlaufwerk reicht als Ablage; ein Zertifikat ist laut EU-Kommission nicht nötig. Die vollständige 8-Punkte-Checkliste steht in diesem Artikel.
Reicht eine einmalige Schulung?
Als Startpunkt ja, auf Dauer nein. Ein festes Intervall schreibt das Gesetz nicht vor, aber die Kompetenz muss zum tatsächlichen KI-Einsatz passen. Sinnvoll und in vielen Fällen ausreichend: neue Mitarbeiter im Onboarding schulen, bei neuen KI-Tools kurz nachschulen und einmal jährlich prüfen, ob Tool-Liste, Richtlinie und Schulungsinhalte noch stimmen. Ein fester Kalendereintrag genügt dafür.
Gilt die Schulungspflicht auch für kleine Betriebe, die nur ChatGPT nutzen?
Ja. Artikel 4 kennt keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Schon die dienstliche Nutzung von ChatGPT oder Copilot macht den Betrieb zum Betreiber im Sinne der Verordnung. Der Umfang der Pflicht skaliert aber mit dem Einsatz: Für einen kleinen Betrieb mit einfacher Büro-Nutzung kann eine kurze, dokumentierte Einweisung zu Funktionsweise, typischen Fehlern und Datenregeln ausreichen.
Quellen: EU-Kommission: AI Literacy, Questions & Answers (offizieller Fragen-und-Antworten-Katalog zu Artikel 4) · Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung (Themenseite) · Bundesnetzagentur: Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung (Juni 2025, PDF) · EUR-Lex: Verordnung (EU) 2024/1689 im Volltext (Artikel 4, Artikel 50, Artikel 113) · EUR-Lex: Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Amtsblatt 24. Juli 2026) · Bundesrat: Gesetz zur Durchführung der Verordnung (EU) 2024/1689, gebilligt am 10. Juli 2026 · Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz (Themen-Einstieg) · Bitkom: Presseinformation "Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI" (21.10.2025, Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) · Digital Omnibus, verabschiedeter Finaltext PE-CONS 30/26 (Rat, PDF) · EUR-Lex: Digital Omnibus, ursprünglicher Kommissionsvorschlag COM(2025) 836
Niklaas Zander
KI- und Recruiting-Berater, Autor von "Der Bewerber-Code". Führt seine eigene Agentur fast komplett mit KI und baut KI-Systeme für kleine und mittlere Betriebe: DSGVO-konform, mit Plan statt Spielerei. Mehr zur KI-Beratung.
